In prezent, foarte multe persoane care incep o afacere folosesc la inceput propriul domiciliu ca locatie initiala. Dar cei care au mai mult succes se vor afla, la un moment dat, in dificila situatie de a decide intre a continua activitatea acasa sau de a inchiria un birou.
Prima intrebare care se pune este: de cat spatiu ai nevoie? Spatiul biroului se determina in metri patrati si, deci, va trebui sa aflam de cati metri patrati ai nevoie. Cand ai in vedere doar un birou pentru tine, va trebui sa prevezi si spatiul necesar unui receptionist. Dar daca ai mai multi angajati va trebui sa prevezi urmatoarele: biroul patronului, intre 20 si 40 m2; alti manageri, intre 15 si 20 m2; alti angajati, 10-15 m2; angajati temporari 10 m2; spatiul de primire, impreuna cu spatiul receptionistului, 10 m2; o sala de conferinte, determinata de numarul de persoane, un spatiu de depozitare a diverselor documente, a postei etc.
Cea mai dificila sarcina nu este aceea de a sti de cat spatiu avem nevoie in prezent, ci de cat spatiu vom avea nevoie in viitor. Cei mai multi locatori de birouri vor dori, probabil, sa semneze contracte pe cel putin trei ani, iar o decizie gresita ar putea sa va coste. Cel mai intelept ar fi ca, odata calculat spatiul necesar, sa adaugam alti 10-20 % pentru o eventuala crestere a volumului afacerilor in viitor.
Alegerea locatiei birourilor poate fi problematica. Daca biroul este doar pentru tine si nu e nevoie sa primesti clienti la birou, atunci vei alege locatia cea mai convenabila tie. Daca ai angajati, va trebui sa gasesti o locatie convenabila atat tie cat si lor. Daca vei primi clientii la birou, atunci alti noi factori vor trebui luati in vedere. Evident, locatia va trebui sa fie la indemana clientilor si sa le faca o buna impresie. Daca esti consilier financiar in cautare de clienti cu venituri mari, nu vei dori un birou intr-o zona rau famata cu o rata ridicata a criminalitatii, astfel ca vei cauta un birou intr-o zona buna, chiar daca in acest fel cheltuielile vor creste.
Mai sunt si alti factori demni de luat in considerare: este disponibila o parcare atat pentru angajati cat si pentru clienti? Daca da, este ea gratuita sau va trebui sa platesti pentru ea? Chiar daca detii un birou intr-o zona centrala a orasului, costurile sau dificultatea gasirii unui loc de parcare ar putea sa indeparteze unii clienti. Daca in activitatea zilnica vei avea nevoie de internet, asigura-te de faptul ca exista o infrastructura adecvata in acest sens. Daca ai de gand sa folosesti mult telefonul celular, asigura-te de faptul ca dispui de suficient semnal. Verifica inca de la inceput nivelul semnalului de telefonie mobila.
Odata gasita o locatie potrivita cu suprafata necesara biroului, va trebui sa priviti si latura financiara a problemei. Aceasta este o problema foarte importanta. Veti fi pusi in fata unui contract de locatiune pe o perioada mai indelungata, deci va trebui sa fiti siguri ca aceste cheltuieli se incadreaza in bugetul dumneavoastra. Locatorul nu va fi de acord cu o reducere a chiriei in cazul unei eventuale restrangeri a activitatii.
Toate acestea, dar poate si multe altele vor trebui avute in vedere. Va dorim mult succes in afacere!
